Las auditorías internas y externas son fundamentales para garantizar el cumplimiento de las normas y estándares que respaldan la calidad y sostenibilidad de tu empresa. Según el ICONTEC, las auditorías son una herramienta clave para evaluar la eficacia de los sistemas de gestión, mientras que el Ministerio de Trabajo destaca su importancia para el cumplimiento de la normatividad laboral en Colombia.
En este artículo, te brindamos un paso a paso para superar con éxito auditoria, una guía detallada para preparar tu organización de manera estratégica.
1. Comprende el Alcance de la Auditoría
Antes de empezar, identifica claramente:
Tipo de auditoría: Interna (realizada por tu equipo) o externa (realizada por un organismo certificador o cliente).
Normas aplicables: ISO 9001 (Calidad), ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo), ISO 14001 (Medio Ambiente), entre otras.
Procesos involucrados: ¿Qué áreas de tu empresa serán evaluadas?
Según Confecámaras, más del 70% de las PYMES que fracasan en auditorías externas no han definido claramente los procesos críticos de su sistema de gestión.
2. Realiza un Diagnóstico Previo
Un diagnóstico inicial es esencial para detectar debilidades y corregirlas antes de la auditoría. Evalúa:
Políticas y objetivos: Asegúrate de que estén alineados con la misión y visión de la empresa.
Documentación: Verifica que procedimientos, registros y evidencias estén completos y actualizados.
Cumplimiento de plazos: Asegúrate de que las actividades críticas están ejecutándose dentro del cronograma.
Realiza una "pre-auditoría" interna para identificar posibles no conformidades y solucionarlas a tiempo.
3. Capacita a tu Equipo
La preparación del equipo es clave para el éxito en una auditoría. Asegúrate de:
Capacitar sobre normas y procedimientos aplicables.
Simular entrevistas de auditoría: Familiariza a tu equipo con preguntas comunes y cómo responderlas de manera precisa.
Asignar roles claros: Cada colaborador debe conocer sus responsabilidades específicas dentro del sistema de gestión.
Recuerda: Un equipo seguro y preparado proyecta confianza ante el auditor.
4. Revisa tus Indicadores de Desempeño
Los indicadores clave (KPI) reflejan el estado de tus procesos. Evalúa:
¿Se están alcanzando los objetivos planificados?
¿Existen desviaciones documentadas y acciones correctivas implementadas?
¿Se evidencia mejora continua?
💡 Usa gráficas y dashboards para presentar resultados de manera clara y profesional. Según la ANDI, un 82% de las empresas que logran certificarse destacan el impacto positivo de los reportes visuales durante las auditorías.
5. Define un Plan de Acción Correctiva
Ante hallazgos en auditorías internas, actúa de inmediato. Tu plan debe incluir:
Identificación de la no conformidad.
Acciones correctivas con responsables y fechas claras.
Seguimiento y cierre documentado.
6. Organiza el Ambiente de la Auditoría
El entorno comunica tanto como los procesos. Procura:
Tener espacios de trabajo organizados y limpios.
Documentos accesibles, ya sea en físico o digital.
Evitar distracciones durante las reuniones con los auditores.
🔎 Una empresa de manufactura logró una excelente impresión al presentar su documentación de manera digital, organizada por procesos, ahorrando tiempo y proyectando profesionalismo.
7. Mantén una Comunicación Clara y Abierta
Durante la auditoría:
Responde de manera precisa y concisa.
No entregues información no solicitada, pero demuestra seguridad al explicar procesos.
Adopta una actitud colaborativa y profesional.
Una comunicación transparente durante auditorías de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo) reduce el riesgo de hallazgos críticos en un 25%.
8. Evalúa Resultados y Define Mejoras
Una vez concluida la auditoría:
Analiza los hallazgos del informe del auditor.
Organiza reuniones con líderes de área para implementar mejoras.
Integra las lecciones aprendidas a tu sistema de gestión.
¿Por qué es Importante Estar Preparado?
Las auditorías no solo evalúan tu cumplimiento, sino que proyectan la solidez de tu empresa ante clientes, aliados y organismos certificadores. Según la Encuesta de Impacto Empresarial 2024, el 68% de las empresas que lograron certificarse incrementaron su competitividad y credibilidad en el mercado.
¿Cómo Podemos Ayudarte?
En ECCO SAS BIC, contamos con más de 14 años de experiencia en consultoría empresarial y sistemas de gestión. Nuestros servicios incluyen:
✔ Diagnóstico y auditorías internas.
✔ Capacitación y preparación personalizada para tu equipo.
✔ Planes de acción correctiva y mejora continua.
✔ Acompañamiento integral hasta la certificación.
Te invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales, donde encontrarás nuestra sección de videos “Hablando de Éxito”, dirigida por nuestra experta Johanna González, CEO con más de 16 años de experiencia en consultoría y gestión empresarial.
En cada video, Johanna comparte consejos prácticos sobre sistemas de gestión, auditorías, liderazgo y formalización de empresas, ayudándote a fortalecer tu estrategia y superar con éxito cada reto empresarial.
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Fuentes: ICONTEC, Ministerio de Trabajo, ANDI, Confecámaras.
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